Tras el análisis precio realizado en el post anterior ( Vevi Dental en la Quintessence I ) en el que se describen la situación actual de los laboratorios dentales y como deben evolucionar hacia lo que se denomina Laboratorio dental 2.0, vamos a pasar a explicar en detalle de como Vevi Dental aporta soluciones a los dichos problemas explicados previamente.


MEJORA DE LA ATENCIÓN AL CLIENTE

Los laboratorios dentales dedican tiempo, personal y dinero a mejorar el servicio al cliente, con el gasto asociado y con la pérdida de productividad que provoca en los técnicos, para atender a los requerimientos del administrativo.  El uso de Vevi Dental en los laboratorios analizados ha logrados los siguientes resultados:

• Reducir en más del 50% el tiempo dedicado a la atención telefónica 
• Reducir el gasto en personal administrativo un 25% 
• Reducir  el número de horas extra del resto de técnicos (mejorando  la realización de los trabajos porque los técnicos  se dedican y centran más en su trabajo real)
• Mejorar el servicio a las clínicas (enviar y consultar directamente imágenes y ficheros CAD/CAM, realizar presupuestos, consultar sus albaranes y facturas, pueden saber en todo momento el estado de sus trabajos etc.)

GESTIÓN DEL ALMACÉN ÁGIL Y EFICAZ

Una buena gestión del almacén puede provocar un gran ahorro en tiempo y costes. Vevi dental le permite realizar un control casi automático del stock de los materiales y productos, controlando las cantidades mínimas y críticas. Además, mediante la realización de pedidos automáticos a los proveedores en base al stock, el laboratorio siempre tiene los materiales que precisa para la realización de su trabajo diario, pero sin tener grandes cantidades de los mismos que signifiquen tener dinero parado en almacén. Las mejoras conseguidas son:

• Una reducción de casi un 50% el tiempo dedicado a la gestión del almacén.
• Reducir a 0 el número de veces en que el laboratorio se ha quedado sin algún material o producto necesario para la realización de su trabajo.
• Realizar el mantenimiento de la trazabilidad de los materiales y productos utilizados en la mitad del tiempo.

FACTURACIÓN, PRESUPUESTOS Y CONTROL DE COBROS

Con Vevi Dental es la clínica la que se crea directamente el presupuesto (siempre que el laboratorio le conceda acceso), y tras ser validado por el laboratorio, el trabajo ya puede comenzar a realizarse. A partir de ahí el albarán y la factura se generan con un sólo clic, e incluso la propia clínica puede acceder a ellos directamente, sin necesidad de que el laboratorio haga nada. Por otro lado, la creación de facturas recopilatorias de varios trabajos se hacen de forma automática en base a ciertos parámetros, lo que permite reducir el tiempo dedicado a la creación de facturas mensuales, por ejemplo. Se agiliza el control de cobros y deudas, ya que en todo momento el laboratorio conoce su situación global o lo que debe cada clínica. Nuevamente, en este caso las mejoras obtenidas también han sido sustanciales:  

• Aumentar en un 35% los trabajos realizados tras la generación de un presupuesto.
• Reducir en casi un 50% el tiempo necesario en realización de presupuestos (ya que son las propias clínicas las que los realizan)
• Reducir hasta en un 80% el tiempo dedicado a emitir facturas y cobros.
• Reducir las deudas un 60% (gracias a un control rápido y claro de las mismas)

PLANIFICACIÓN CÓMODA Y NOVEDOSA

Realizar una adecuada planificación (sea para un laboratorio grande con muchos trabajos o para un laboratorio pequeño con pocos trabajos) permite ahorrar y racionalizar adecuadamente el tiempo, así como dar un servicio de atención al cliente óptimo (siempre se sabe dónde está cada trabajo, cuándo se hará y cuándo se enviará a la clínica) Se puede realizar una planificación automática de los trabajos, asignarlos a técnicos y consultar en cada momento la situación de fabricación global del laboratorio, de cada trabajo, de cada técnico, por días, semanas o meses.    

• Los resultados analizados demuestran un aumento de la productividad de los técnicos de un 25%  (porque saben en cada momento que deben hacer y para cuándo)
• Se ha reducido en un 20% las horas extra realizadas por la mala organización.
• Reducción de un 35% los trabajos aplazados (debidos a una inadecuada organización o a ciertos despistes)
• Mejorar la calidad del servicio a las clínicas (porque pueden consultar en cada momento la situación de sus trabajos)

TOMA DE DECISIONES CONOCIENDO LA REALIDAD DEL LABORATORIO

Para poder saber cuales son las decisiones adecuadas es necesario poder conocer y analizar los datos de cada una de las partes del laboratorio. El uso de Vevi Dental permite reducir más de un  80% el tiempo dedicado al estudio y análisis de datos, lo cual nos permite tomar decisiones rápidas y ágiles basadas en la realidad de nuestro laboratorio.


CUMPLIMIENTO LEGISLATIVO SIN ESFUERZOS

La normativa aplicable a los laboratorios dentales y la vigilancia que hacen las instituciones de su cumplimiento es cada vez mayor. Se dedican diariamente personal y recursos a gestionar y mantener al día la documentación y registros necesarios para su cumplimiento. Con VeVi Dental se cumple el nivel alto de L.O.P.D. y con los requisitos citados en el R.D 1591/2009 (registro automático de accesos a los trabajos; copias de seguridad diarias de todos los datos; uso de roles para controlar qué puede hacer cada usuario; y mantiene y gestiona la trazabilidad de materiales y lotes utilizados en los trabajos). En este caso los resultados obtenidos indican una reducción de más de un 70% del tiempo y de los recursos dedicados al cumplimiento legislativo.